Najlepsze wirtualne biura w Polsce. Ceny wynajmu i opinie

Tak zwane “wirtualne biuro” to świetne rozwiązanie dla wszystkich, którzy prowadzą własną działalność i nie chcą ponosić kosztów wynajmu. Ulokowanie swojej firmy w wirtualnym biurze daje nie tylko możliwość posiadania adresu, ale też nawiązanie kontaktów biznesowych. Poniżej lista najlepszych wirtualnych biur w Polsce i trochę przydatnej wiedzy.

Najlepsze wirtualne biura w Polsce

Wirtualne biuro Lokalizacje Ceny
1. Agencja Innowacji 
biura
Cała Polska od 80 zł
Zobacz >
2. Biuro 29
wirtualne biuro
Poznań, Warszawa, Katowice, Wrocław, Kraków, Łódź od 120 zł
Zobacz >
3.WOBC
biura wynajem
Warszawa, Łódź, Poznań od 125 zł
Zobacz >

Po co wirtualne biuro?

Przepisy wymagają, by każda firma miała swoją siedzibę, czyli adres, pod którym jest zarejestrowana w CEIDG. Nic nie szkodzi, by firma była zarejestrowana w mieszkaniu, ale nie zawsze jest to najbardziej efektywne rozwiązanie. Bowiem często, by zarejestrować firmę we własnym domu, potrzebna jest pisemna zgoda spółdzielni mieszkaniowej. Więc w początkowym etapie prowadzenia działalności można skorzystać z propozycji, jaką właśnie jest wirtualne biuro.

Jak podaje Wikipedia, osobą, która chciała ułatwić funkcjonowanie działalności gospodarczych i wpadła na pomysł otwarcia takiego miejsca był Ralph Gregory. W 1994 roku przeprowadził on obserwacje, z których wynikało, że wielu przedsiębiorców nie potrzebuje własnego biura i chce zaoszczędzić pieniądze. Firma założona przez Ralpha Gregory funkcjonuje do dziś i cieszy się ogromnym zainteresowaniem.

W zależności od potrzeb, pracownicy biura mogą pomóc w skanowaniu dokumentów czy nawet prowadzić księgowość lub stworzyć stronę internetową. Bowiem wirtualne biura oferują szeroką paletę usług.

Czy wirtualne biuro jest legalne, dozwolone?

Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się, że korzystanie z wirtualnego biura jest nielegalne lub w jakiś sposób prawnie niedozwolone. Jak podaje Money.pl, okazuje się, jednak, że nie ma przepisów ani przesłanek, które pozwoliłyby urzędnikom skarbowym stwierdzić, że pod adresem wirtualnego biura nie da się prowadzić działalności.

W Polsce wirtualne biuro jest popularną praktyką stosowaną wśród małych przedsiębiorstw. Kiedyś media donosiły, że Urząd Skarbowy podważał zarejestrowanie firmy w wirtualnym biurze i odmawiał nadania numeru NIP. Na szczęście szybko okazało się, że nie ma przepisów, które pozwoliłyby stwierdzić, że pod danym adresem nie da się prowadzić firmy.

Ważna uwaga: Urząd Skarbowy może przeprowadzić krótkie wizyty w celu zweryfikowania czy właściciel firmy korzysta z lokalu, który wskazuje jako siedzibę. W praktyce, urzędnicy zazwyczaj proszą o przedłożenie kopii umowy najmu oraz zadają rutynowe pytania dotyczące sposobu funkcjonowania firmy we wskazanym biurze.

Dla kogo biuro wirtualne?

Jak wspomnieliśmy powyżej, wirtualne biuro pomaga zredukować koszty i proponowane jest tym, których nie stać na wynajęcie lokalu albo nie potrzebują stałego miejsca pracy. Biuro takie, to po prostu adres, pod którym dana firma jest zarejestrowana. W biurze tym można często skorzystać z usług księgowych czy coworkingowych. Coraz częściej z ich usług korzystają kancelarie prawne czy agencje marketingowe. Są też dobrym pomysłem dla zagranicznych firm, które chcą rozpocząć biznes w Polsce.

Wirtualne biura to faktycznie istniejące pomieszczenia, z których można korzystać i przyjmować interesantów.

Atrakcyjne ceny, które oferują, sprawiają, że możesz mieć swoje biuro i dysponować nim na różnorodne sposoby, jak do korespondencji z klientami, czy umieszczając adres w ulotkach reklamowych lub na stronie internetowej. Biuro wirtualne daje możliwość na otrzymanie wsparcia doradczego i pomocy biurowej. Często na życzenie, eksperci z biura mogą udzielić Tobie rady i informacji w dziedzinie księgowości, administracji, czy prawa.

Co najważniejsze, nawet przebywając daleko od biura, będziesz cały czas na bieżąco ze wszystkimi sprawami. Takie biuro może być idealnym rozwiązaniem, które przełoży się na osiągnięcie większych oszczędności. Jednocześnie, korzystając z wielu udogodnień, nie musisz przeznaczać dodatkowych środków na zatrudnianie pracowników, czy ponoszenia kosztów z tytułu prowadzenia biura.

Gdzie działają takie biura?

Są dwa rodzaje wirtualnych biur. Niektóre działają lokalnie, a inne świadczą usługi w całej Polsce. Jednak pomimo określenia “wirtualne”, biura takie istnieją naprawdę i można korzystać w nich z wielu usług. W powyższym rankingu wzięliśmy pod uwagę zakres usług świadczonych przez biura wirtualne oraz zasięg ich działalności.

Najwięcej wirtualnych biur znaleźliśmy w miastach: Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Katowice, Kielce, Lublin, Łódź, Opole, Poznań, Szczecin, Warszawa i Wrocław. Po przeanalizowaniu opinii w internecie, okazało się, że świadczą one bardzo podobne usługi.

Jaka jest cena za wynajem wirtualnego biura?

Oczywiście im więcej usług zamierzasz posiadać w ramach swojej umowy, tym cena jest wyższa. Jednak miesięczny koszt wynajmu kształtuje się w granicach od 80 do 150 zł. Najwyższe ceny obowiązują w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu. Poniżej przykładowy cennik.

Pakiety Light Medium VIP
Adres korespondencyjny
Odbiór korespondencji
Powiadomienie sms o korespondencji
Adres do rejestracji firmy
Skanowanie korespondencji i wysyłanie na e-mail
Miejsce prowadzenia działalności
Reprezentowanie firmy klienta w biurze
Telefon Stacjonarny
Sala konferencyjna
Cena za miesiąc (netto) 80 – 100 zł 100 – 120 zł 120 – 150 zł

Opinie o wynajmie biur wirtualnych

W internecie przeważają pozytywne opinie, a klienci chwalą je za niewysoką cenę.

“Ja wynajmowałam kiedyś biuro w centrum, takie normalne, ale koszty były zbyt wysokie. W wirtualu mam o 70 procent taniej i nic więcej nie potrzeba.”

“Jak zaczynałem prowadzenie działalności, to mi panienka w Fiskusie coś kręciła nosem, a potem gdzieś poszła i popytała kogoś i wyszło, że wszystko w porządku. Śmiech na sali te nasze przepisy ;-P”

“Ja polecam takie biura, gdzie można se salkę konferencyjną wynająć, bo na serio to się czasami przydaje. Chociaż niektórzy wynajmują wirtualne biuro i nawet nie wiedzą, że są dodatkowe usługi za grosze”

Wady i zalety wirtualnych biur

Zalety:

  • wybrany adres siedziby firmy;
  • oszczędność czasu;
  • niskie ceny;
  • obsługa biura oraz sekretariatu;
  • kompleksowa obsługa korespondencji;
  • adres na wizytówkach, pieczątkach itp.

Wady:

  • ograniczona możliwość fizycznego korzystania;
  • konieczność obecności podczas kontroli skarbowej.

Źródła: Money.pl, Bezprawnik.pl